Linee funzionali Area 1 - Affari Generali e Risorse Umane - (Dir.3)

Ultima modifica 5 dicembre 2022

Segreteria di Direzione
Funzioni di coordinamento tra i vari servizi. Registrazione smistamento della corrispondenza interna ed esterna. Supporto all’attività dei servizi ausiliari di sede.
UFFICIO SEGRETERIA AFFARI GENERALI – ORGANI ISTITUZIONALI - U.R.P. – PROTOCOLLO E ARCHIVIO – ALBO PRETORIO ON LINE E NOTIFICAZIONI - CONTRATTI
Compiti di supporto al funzionamento della P.A. Ausilio per l’organizzazione al Servizio nell’ambito del quale vengono disimpegnati i servizi che fanno capo all’attività del Sindaco, della Giunta, del Presidente del Consiglio nonché la Segreteria Generale e tutti gli affari strettamente connessi o funzionali sull’apparato degli Organi Istituzionali.
Definizione, sulla base del parere istruttorio dell’avvocatura civica, delle istanze di rimborso delle spese legali presentate da amministratori o ex amministratori ovvero della gestione delle istanze di tutela legale.
Supporto al segretario generale per la predisposizione del Piano della performance; predisposizione della relazione sulla performance di concerto con i dirigenti; adempimenti relativi al P.E.G., schema di Bilancio di pertinenza del Servizio.
Espletamento dei servizi di anticamera e regolamento di accesso pubblico. Apertura e chiusura degli Uffici e Locali comunali con mantenimento dell’ordine degli stessi. Prelievo, trasporto e consegna fascicoli, oggetti ecc. Distribuzione della corrispondenza, pacchi e plichi. Carico, trasporto, scarico e sistemazione del materiale occorrente per la sistemazione degli Uffici. Commissioni inerenti compiti anche esterni ai luoghi di lavoro.
Gestione degli automezzi in dotazione.
Controllo sulle spese e le rendicontazioni e le relative liquidazioni.
Supporto all’attività del Segretario Generale. Corrispondenza e comunicazione dati alla Corte dei Conti. Corrispondenza varia. Rapporti tra Segreteria Generale e Collegio dei Revisori, Dirigenti e Organi Istituzionali.
Registrazione deliberazioni e provvedimenti dell’Organo di controllo. Invio deliberazioni alle Direzioni del Comune. Tenuta registro ordinanze, ecc.
Tenuta Archivio storico – Attività di catalogazione e archiviazione.
Istruttoria per il controllo di legittimità sulle proposte di deliberazione. Comunicazioni ed aggiornamenti sulla composizione della Giunta e del Consiglio all’Assessorato Regionale EE.LL., alla Prefettura e agli Organi del Comune. Varie attività connesse.
Archiviazione deliberazioni e altri atti su supporto informatico. Trasmissione Delibere ai Capi Gruppo Consiliari. Elenco Deliberazioni di Giunta, Determinazioni Sindacali e Dirigenziali e adempimenti per la pubblicazione e per la trasmissione alla Presidenza del Consiglio.
Controllo rispondenza deliberazioni adottate con le minute e relativi allegati. Attività telefonica a supporto di tutti le Direzioni.
UFFICIO CONSIGLIO COMUNALE
Assistenza alle sedute del Consiglio Comunale. Assistenza al Segretario Generale nella redazione dei verbali. Tenuta corrispondenza Presidente del Consiglio.
Archiviazione deliberazioni e atti del servizio su supporto informatizzato. Invio proposte alle Commissioni Consiliari. Controllo rispondenza deliberazioni adottate con le minute e relativi allegati.
UFFICIO PROTOCOLLO E ARCHIVIO
Tenuta Archivio Corrente e Storico. Attività di catalogazione e archiviazione. Protocollo. Ricezione e Spedizione corrispondenza ed assegnazione alle varie Direzioni. Tenuta e registrazione determinazioni del Sindaco, dei Dirigenti, ordinanze del Sindaco e Dirigenziali, ordini di servizio intersettoriali. Tenuta registro di carico e scarico corrispondenza alle varie Direzioni.
UFFICIO PUBBLICAZIONI E NOTIFICAZIONI
L’ufficio è competente ad eseguire tutte le pubblicazioni previste dalla legge nella sezione del sito denominata “Albo pretorio on line”, nonché alla effettuazione delle notificazioni a richiesta delle direzioni e/o uffici comunali ovvero su istanza di altri enti e alla regolare tenuta ed aggiornamento dei relativi registri e repertori anche digitali.
UFFICIO PER LE RELAZIONI CON IL PUBBLICO (U.R.P.) E LA QUALITÀ DEI SERVIZI
Servizi all’utenza per i diritti di partecipazione di cui al capo III della legge 7 agosto 1990, n.241 e la L.R. 30/04/91. N.10. Informazioni all’utenza sugli atti amministrativi, sui responsabili, sullo svolgimento e sui tempi di conclusione dei procedimenti, e sulle modalità di erogazione dei servizi anche tramite reti telematiche. Ricerca ed analisi finalizzate alla conoscenza dei bisogni e proposte per il miglioramento dei rapporti con l’utenza. Promozione e realizzazione di iniziative di comunicazione, di pubblica utilità per assicurare la conoscenza di normative, strutture pubbliche e servizi erogati e l’informazione sui diritti dell’utenza nei rapporti con le Amministrazioni. Distribuzione modulistica agevolata per l’utenza. Raccolta di segnalazioni, suggerimenti, proposte, proteste, reclami e petizioni dei cittadini. Servizio Informagiovani.
UFFICIO REPERTORIO CONTRATTI
Assistenza al segretario generale per la registrazione telematica degli atti rogati in forma pubblica amministrativa; Tenuta del repertorio degli atti rogati dal Segretario – Vidimazioni periodiche – Adempimenti relativi a registrazioni e trascrizioni atti - Raccolta, catalogazione e conservazione degli atti pubblici e dei contratti del Comune, anche se rogati da Notai, nonché elaborazione dei dati statistici di competenza da trasmettere agli organi competenti e al servizio statistica e censimento – secondo le disposizioni di Legge, rilascio a terzi di copie di atti e di contratti stipulati dal Comune. Tenuta e aggiornamento del registro delle scritture private, anche con riguardo a concessioni cimiteriali stipulate senza l’assistenza del segretario generale. Registrazione e trascrizione dei decreti di espropriazione.
AFFARI DELLA GIUSTIZIA
Attività di supporto e logistica per l’attività degli Organi di Giustizia presenti nel territorio (Giudice di Pace). L’ufficio gestisce dal punto di vista amministrativo il rapporto di lavoro con i dipendenti assegnati all’ufficio del Giudice di Pace, nonché è affidatario delle risorse per il funzionamento del servizio in base alla normativa vigente e alle convenzioni stipulate con il Ministero della Giustizia.
UFFICIO PROGRAMMAZIONE POLITICHE DEL LAVORO - FORMAZIONE E SICUREZZA DEL PERSONALE
Elaborazione di regolamenti nonché ottimizzazione di procedure interne di tutti i servizi comunali. Attivazione di iniziative per i piani dei corsi di qualificazione, riqualificazione e aggiornamento del personale per un accrescimento della professionalità dei dipendenti, così come previsto dalla normativa vigente, al fine di un migliore e più efficace funzionamento dell’attività dell’Ente.
Promozione dell’occupazione, orientamento al mondo del lavoro attraverso una compiuta analisi territoriale della corrispondenza tra domanda ed offerta, stipula protocolli d’intesa con le rappresentanze degli EE.PP. delle Associazioni Datoriali e delle OO.SS. volte alla stabilizzazione del lavoro precario. Sportello informativo sul lavoro precario (L.S.U. – L.P.U. ecc). Assistenza nell’ambito delle progettazioni di iniziative volte alla formazione, alla riqualificazione ed alla creazione di figure professionali al passo con i tempi. Organizzazione di manifestazioni e convegni finalizzati alla divulgazione di opportunità di lavoro e dei sistemi di convenienza. Coordinamento adempimenti relativi agli obblighi di sicurezza sui luoghi di lavoro.
UFFICIO STATO GIURIDICO E GESTIONE PRESENZE DEL PERSONALE
Predisposizione atti per l’applicazione dei contratti collettivi di lavoro, nonché di tutti gli adempimenti propedeutici e consequenziali necessari per l’attribuzione del trattamento economico – relazioni sindacali, convocazione delegazione trattante contrattazione e stesura relativi verbali, predisposizione atti in applicazione del Contratto Decentrato Integrativo. Predisposizione atti, propedeutici e consequenziali, per l’immissione all’impiego e stipula del contratto di lavoro sia a tempo indeterminato e/o determinato che a part-time, stesura del bando di concorso, atti consequenziali alla definizione delle procedure concorsuali, nomine dei vincitori con i relativi adempimenti ed immissione in servizio degli stessi, procedure di avviamento al lavoro. Richiesta di finanziamento alla Regione o ad Organi sovraordinati per nuove assunzioni quando la normativa lo consente, o proroghe di finanziamenti per le assunzioni già effettuate. Adempimenti relativi alle procedure di mobilità esterna.
Piena osservanza degli istituti previsti nel contratto integrativo decentrato del personale dipendente con qualifica dirigenziale e non, con particolare riguardo alla tutela giudiziaria e per R.C.T. in conseguenza di fatti connessi all'espletamento del servizio ed all'adempimento dei compiti di ufficio. Mensa Aziendale- Attivazione di idoneo servizio di ristorazione tramite buono pasto. Applicazione norme regolamentari in ordine alla disciplina del personale in tutta conformità al vigente regolamento. – Attività di supporto per la costituzione e funzionamento del Collegio Arbitrale e dell’Organismo indipendente di valutazione.
Svolgimento delle attività inerenti la sorveglianza sanitaria prevista dalla normativa vigente in materia, in particolare, la legge 626/94 e s.m.i.
Trattazione pratiche relative ad infortuni e/o menomazioni per il personale dipendente da causa di servizio.
Predisposizione e controllo fogli di presenza giornalieri, gestione automatizzata delle rilevazioni presenze di tutto il personale. Stampa dei cartellini mensili e loro controllo. Stampa delle schede riepilogative annuali e archiviazione, gestione banca ore lavoro straordinario. Registrazione delle assenze nelle schede individuali (congedo ordinario assenze per malattia, permessi retribuiti, partecipazione a concorsi od esami, chiamata a funzioni pubbliche, permessi sindacali, allattamento, diritto allo studio, assistenza portatori di handicap, etc..) ed eventuali adempimenti consequenziali, richiesta visite mediche di controllo sulle assenze per malattia. Predisposizione atti per aspettativa per: motivi di famiglia, per assenze, per astensione obbligatoria e facoltativa lavoratrici madri, visita medico-collegiale, per mutamento mansioni, causa di servizio, dispensa dal servizio e quant’altro previsto dalla normativa vigente. Predisposizione atti sospensione cautelare per procedimenti disciplinari o penali. Tenuta ed aggiornamento fascicoli del personale dipendente. Predisposizione schede relative alla relazione conto annuale D.Lvo 29/83 e s.m.i.
Definizione, sulla base del parere istruttorio dell’avvocatura civica, delle istanze di rimborso delle spese legali presentate da dipendenti o ex dipendenti ovvero della gestione delle istanze di tutela legale.
UFFICIO TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE E PRESTAZIONI PENSIONISTICHE
Retribuzioni e Indennità
Provvede all’approntamento di tutta la contabilità relativa al personale dipendente del Comune a tempo indeterminato e determinato, part–time etc., integrazione ai lavoratori L.S.U., variazioni, temporanee o definitive, nello stato economico di ciascun dipendente in applicazione dei C.C.N.L., attribuzione e corresponsione assegno per il nucleo familiare al personale avente diritto, riduzioni di stipendio per aspettativa, astensione facoltativa, ecc.; Istruzione e cura delle pratiche del personale relative a cessioni di quote di stipendio o a prestiti garantiti da ritenute dal Comune, alla relativa corrispondenza ed all’approntamento dei relativi atti amministrativi; approntamento ed emissione dell’allegato al mandato di pagamento in favore del personale dipendente e non nonché agli Enti Previdenziali, Assicurativi e Tributari. Adempimenti obbligatori relativi all' Assistenza fiscale - Mod.730/4.
Predisposizione dell’allegato al Bilancio relativo al personale dipendente a tempo determinato e indeterminato. Previsione di spesa relativa alla quantificazione del fondo per il trattamento accessorio. Predisposizione annuale delle certificazioni fiscali al personale dipendente, nonché per coloro ai quali vengono corrisposti compensi assimilati a reddito di lavoro dipendente. Compilazione schede relative al conto annuale nonché la relativa relazione ai sensi del D.L.vo 29/93 da trasmettere alla Ragioneria Provinciale dello Stato. Redazione della dichiarazione 770 e della dichiarazione I.R.A.P. per attività istituzionali e relativa trasmissione telematica tramite il servizio Entratel.
Liquidazione indennità di carica al Sindaco, alla Giunta e al Presidente del Consiglio, gettoni di presenza ai Consiglieri Comunali e ai componenti le varie Commissioni Comunali.
Liquidazione indennità di missione spettanti agli amministratori e ai dipendenti.
Liquidazione rimborso spese legali ai dipendenti e amministratori a seguito dell’istruttoria svolta dall’Avvocatura Comunale.
Adempimenti relativi al Piano Esecutivo di Gestione. Relazione previsionale e programmatica. Schema del Bilancio di pertinenza della Direzione.
Ufficio Pensioni
Istruttoria ed inoltro di pratiche relative a riscatto di corso di laurea, servizio militare, ricongiunzione di servizi ai sensi della L.29/79, L.45/91, riconoscimento servizio militare ai fini pensionistici L.274/91. Predisposizione atti di risoluzione del rapporto di lavoro per anzianità, vecchiaia, dimissioni volontarie e quant’altro previsto per cessazione dal Servizio a qualsiasi titolo. Presa d’atto di decessi avvenuti in attività di servizio o per causa di servizio.
Compilazione dei modelli per il conferimento della pensione definitiva, compilazione modelli per la liquidazione dell’indennità “Premio di Servizio” (T.F.S.). Riliquidazione degli acconti di pensione in applicazione dei nuovi contratti di lavoro al Personale collocato in quiescenza nell'arco di vigenza contrattuale.
Liquidazione Equo Indennizzo al personale per malattie contratte per cause di servizio e relativo inoltro della documentazione al Comitato delle Pensioni Privilegiate di Roma.
Liquidazione ruoli di riscatto, ricongiunzione, sistemazione posizione previdenziale ad ex dipendenti, quote concorso pensioni, benefici Legge 336/70, etc...